Организация, проведение и участие в научных мероприятиях в видеоформате

Представим ситуацию: вы запланировали научную конференцию, но пандемия внесла свои коррективы. Что делать? Не спешите отменять мероприятие – его вполне можно организовать онлайн. В этой статье мы расскажем о том, как это сделать.

С чего начать

Начнем с того, что технически это вполне реально. Популярный сервис Zoom позволяет участвовать в видеоконференции тысяче человек одновременно. Сложно представить тысячу участников на одном экране, да и не нужно. Вам достаточно подключить видео у ключевых участников обсуждения – спикеров и модератора. Зрители могут следить за их выступлением с экранов компьютеров или смартфонов.

Во время конференции аудитория сможет общаться в чате, который также предусмотрен на платформе Zoom. Вы можете подключать зрителей к общению, если они хотят задать вопрос. Zoom создал инструкцию о том, как это сделать. Почитать можно здесь.

Идем дальше

Мы определились с общими правилами настройки онлайн-конференций.

Можно ли организовать несколько лекций параллельно? Да, сделать это так же легко. Для этого не нужно создавать новые видеоконференции – достаточно создать виртуальные залы в текущей конференции.

Команда Zoom записала видео о том, как это сделать:

Разбейте выступления спикеров по разным локациям: точно так же, как вы делаете это в офлайн. Только вместо кабинетов и аудиторий у вас будут комнаты Zoom – нет ничего сложного!

Если участники конференции активны, и вопросов очень много – создавайте комнаты для личного общения со спикером. Это хороший аналог общения тет-а-тет, который обычно происходит на кофе-брейке.

Оповещаем участников

Вы можете пригласить участников на конференцию в онлайн, для этого подойдет почтовая рассылка. Но не стоит делать групповое письмо, получатель может определить его как спам. Воспользуйтесь сервисами онлайн-рассылки, чтобы персонализировать письмо.

Хороший вариант – SendPulse, для разового использования можно ограничиться бесплатным тарифом. Для тех же целей подойдет сервис Unisender. Вы можете загрузить данные ваших гостей, и сервис самостоятельно персонализирует письма.

Создайте публичную страницу мероприятия, чтобы держать участников в курсе новостей. Лучше всего это сделать на Facebook – любимой социальной сети научного сообщества.

Оставьте память о мероприятии

Позаботьтесь о записях конференции, если хотите, чтобы ее посмотрело большее количество людей. Настроить запись можно прямо в настройках Зума – инструкция по ссылке. После окончания конференции записи можно выложить на Youtube. Не забудьте проставить хэштеги и сделать описание к видео, тогда количество просмотров будет выше.